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En el caso de que una administración pública quiera convocar una medida de apoyo (ayuda), corresponde a la misma evaluar si se satisfacen los 5 criterios acumulativos para la existencia de una ayuda de Estado. En caso de que exista ayuda de Estado, corresponde también a la Administración pública evaluar si la medida de apoyo puede exceptuarse de una notificación de ayudas de Estado (por ejemplo, por aplicarse minimis o reglamentos de exención). En el caso de los reglamentos de exención, aún estando exentos de la notificación deben cumplir un requisito de información a la Comisión Europea, lo que se conoce como comunicación.

En caso de que exista ayuda de Estado y no se exceptúe del control de la Comisión, corresponde a la Administración realizar la notificación de la ayuda de Estado y abstenerse de aplicar la medida hasta que las instituciones europeas se pronuncien sobre su compatibilidad con la normativa europea por medio de una Decisión de la Comisión. 

De cara a la Comisión Europea, por lo tanto, existen ciertos procedimientos ineludibles en el caso de que una administración pública haya verificado la existencia de ayuda de estado y compruebe que su medida de apoyo puede enmarcarse en los reglamentos de exención (procedimiento de comunicación o información) o bien, debe ser notificada. Los pasos a seguir en estos dos procedimientos, comunicación y notificación, se desarrollan en las cajas inferiores.

En aquellos casos en los que la ayuda cumpla determinados requisitos y deba ser objeto de evalución ex-post, se necesita notificar el plan de evaluación. Información ampliada sobre esta situación concreta se desarrolla también en las cajas inferiores.

Otro aspecto de procedimiento destacable, que también se desarrolla en las cajas inferiores, es la obligación de la remisión a la Comisión Europea de un Informe anual sobre el gasto en ayudas públicas.

Antes de realizar una consulta, es recomendable que las autoridades otorgantes estén familiarizados con la diferente normativa de aplicación. Dado que las diversas unidades tienen un conocimiento técnico más profundo sobre las áreas en las que trabajan, tendrán mayor capacidad para adaptar la medida de ayuda que planifican a la normativa existente.

También puede resultar de mucha utilidad consultar los precedentes existentes a nivel nacional o europeo en ayudas notificadas/comunicadas similares y consideradas compatibles por la Comisión. El buscador de la Comisión permite realizar búsquedas de ayudas en base a diversos filtros lo que puede orientar a la autoridad concedente en el diseño de la ayuda y en la resolución de posibles dudas.

Aún así, puede darse el caso,  a la hora de planificar el diseño de una medida de ayuda, que se planteen dudas respecto a dos cuestiones principalmente:

• el caracter o no de ayuda de Estado de la medida. 
• en el caso de tratarse de ayudas de Estado, la normativa en la que podrían encuadrarse para garantizar su compatibilidad con el mercado interior.

Las dudas que no puedan ser resueltas internamente por la entidad otorgante pueden optar a ser resueltas en tres niveles:

1. En las distintas Administraciones, hay asignado el papel de “punto de contacto de ayudas” / “coordinador de ayudas”, y ante una notificación/comunicación son los responsables principales del uso del sistema SANI2. En la medida de lo posible podrían resolver algunas de las dudas planteadas.
2. El Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación (MAEC) ostenta el papel de "Coordinador nacional de ayudas de Estado" (Secretaría de Estado para la Unión Europea, en concreto la Subdirección General de Asuntos Jurídicos) y representa la vía oficial, a través de la Representación Permanente (REPER) de comunicación con la Comisión Europea. 
3. La propia Comisión Europea, en concreto la Dirección General de la Competencia (DG COMP). La DG COMP recomienda, en lugar de remitir correos directamente con las consultas, el empleo del sistema e-wiki State Aid. Se trata de un repositorio extenso de consultas y respuestas de la Comisión Europea. Para poder acceder se precisa ser dado de alta (el alta se solicita vía MAEC y precisa registro previo en EU-login). Las respuestas ya existentes pueden ser consultadas por cualquier usuario registrado. La remisión de nuevas consultas, en cambio, solo puede ser realizada por el "Coordinador Nacional de ayudas de Estado". 

No obstante lo anterior, en aquellos casos complejos, novedosos o de elevado importe se puede utilizar el procedimiento de prenotificación a la Comisión Europea, es decir, consultas informales con la Comisión Europea previas a una notificación, que se describe en el procedimiento de notificación.